AL OFSET AMBALAJ SAN. VE TİC. A.Ş
KİŞİSEL VERİ SAKLAMA VE İMHA POLİTİKASI
1.AMAÇ ve KAPSAM
Kişisel verilerin korunması, AL OFSET AMBALAJ SAN. VE TİC. A.Ş (“Şirket” veya “Şirketimiz”) için büyük hassasiyet arz etmekte olup Şirketimizin öncelikleri arasındadır.
Şirketimiz, muhtelif zamanlarda yayımlanmış olan Kişisel Verilerin İşlenmesi ve Korunması Genel Politikası’na paralel olarak, çeşitli Veri Sahiplerine ait topladığı Kişisel Verilerin saklanması ve imhasına ilişkin olarak ilgili işlendikleri amaç için gerekli olan azami saklama süresini belirlemek, silme, yok etme ve anonim hale getirme süreçlerini Veri Sahipleri için bilinir kılmak ve bu işlemlere ilişkin benimsediği yöntemleri şeffaflıkla ortaya koymak için bu kez Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikası (“Politika”)’nı hazırlamıştır ve yayınlamıştır.
Şirketimiz, kişisel verilerin işlenmesinde şeffaflığı sağlamaya en üst düzeyde önem vermektedir.
İşbu Politika, 6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“Kanun”) ve Kanun’a uygun olarak yayımlanmış ikincil mevzuata uygun olarak hazırlanmıştır. Özellikle 28.10.2017 tarihli Resmi Gazete’de yayımlanarak yürürlüğe giren “Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik” (“Yönetmelik”) bu Politikamızın hazırlanmasında kaynak olarak esas alınmıştır.
2.TANIMLAR
Açık Rıza; Belirli bir konuya ilişkin, bilgilendirilmeye dayanan ve özgür iradeyle açıklanan rıza.
İlgili Kullanıcı; Verilerin teknik olarak depolanması, korunması ve yedeklenmesinden sorumlu olan kişi ya da birim hariç olmak üzere veri sorumlusu organizasyonu içerisinde veya veri sorumlusundan aldığı yetki ve talimat doğrultusunda kişisel verileri işleyen kişiler.
İmha; Kişisel verilerin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesi
Kanun; 07.04.2016 tarihli ve 29677 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanan 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu.
Kayıt Ortamı; Tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla işlenen kişisel verilerin bulunduğu her türlü ortam.
Kişisel Veri; Kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü bilgi.
Kişisel Verilerin Anonim Hale Getirilmesi; Kişisel verilerin, başka verilerle eşleştirilerek dahi hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hâle getirilmesi.
Kişisel Veri Envanteri; Şirketimiz bünyesinde toplanan Kişisel Verilerin hangi Veri Sahibi gruplarına ait olduğunu, süreç bazlı olarak gösteren envanter.
Kişisel Verilerin İşlenmesi; Kişisel verilerin tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla elde edilmesi, kaydedilmesi, depolanması, muhafaza edilmesi, değiştirilmesi, yeniden düzenlenmesi, açıklanması, aktarılması, devralınması, elde edilebilir hâle getirilmesi, sınıflandırılması ya da kullanılmasının engellenmesi.
Kişisel Verilerin Silinmesi; Kişisel verilerin ilgili kullanıcılar için hiçbir şekilde erişilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilmesi.
Kişisel Verilerin Yok Edilmesi; Kişisel verilerin hiç kimse tarafından hiçbir şekilde erişilemez, geri getirilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilmesi işlemi.
Özel Nitelikli Kişisel Veri: Kişilerin ırkı, etnik kökeni, siyasi düşüncesi, felsefi inancı, dini, mezhebi veya diğer inançları, kılık ve kıyafeti, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlığı, cinsel hayatı, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili verileri ile biyometrik ve genetik veriler
Periyodik İmha: Kanun’da yer alan Kişisel Verilerin işlenme şartlarının tamamının ortadan kalkması durumunda İşbu Politika’da belirtilen ve tekrar eden aralıklarla Şirketimiz tarafından kendiliğinden gerçekleştirilecek silme, yok etme veya anonim hale getirme işlemi.
Politika; Şirketimizin Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikası.
Şirket; AL OFSET AMBALAJ SAN. VE TİC. A.Ş
Şirket Politikaları; Şirketimizin işbu Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikası ile Kişisel Verilerin İşlenmesi ve Korunması Politikası.
Veri Kayıt Sistemi; Kişisel Verilerin Şirketimiz bünyesinde yapılandırılarak işlenmesi için kullandığımız kayıt sistem(ler)i.
Veri Sahibi; Şirketimiz ve/veya Şirketimizin bağlı şirketleri/iştiraklerinin ticari ilişki içinde bulunduğu çalışanları, müşterileri, iş ortakları, hissedarları, yetkilileri, potansiyel müşterileri, aday çalışanları, stajyerleri, ziyaretçileri, tedarikçileri, işbirliği içinde çalıştığı kurumların çalışanları, üçüncü kişiler ve burada sayılanlarla sınırlı olmamak üzere diğer kişiler gibi kişisel verisi işlenen / işlenebilecek olan gerçek kişi.
Veri Sorumlusu; Kişisel verilerin işleme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyen, veri kayıt sisteminin kurulmasından ve yönetilmesinden sorumlu olan Şirketimizi.
Yönetmelik; 28.10.2017 tarihli Resmi Gazete’de yayımlanarak yürürlüğe giren Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik hükümlerinin, ifade eder.
3.TEMEL İLKELER
Şirketimiz tarafından kişisel verilerin saklanması ve imhasında aşağıda yer alan temel ilkeler benimsenmiştir. Buna göre:
I- Kanun’un 5. ve 6. maddelerinde yer alan Kişisel Verilerin işlenme şartlarının tamamının ortadan kalkması halinde, Kişisel Veriler Şirketimizce re’sen veya Veri Sahibinin talebi üzerine silinmekte, yok edilmekte veya anonim hale getirilmektedir. Veri Sahiplerince yöneltilecek talebin Şirketimize ulaşması üzerine, Şirketimiz:
1.Kişisel Verileri işleme şartlarının tamamı ortadan kalkmışsa, Şirketimiz talebe konu Kişisel Verileri silmekte, yok etmekte veya anonim hale getirmektedir. Bu surette Veri Sahibinin talebi en geç otuz (30) gün içinde sonuçlandırılarak ve kendisine bilgi verilmektedir.
2.Kişisel Verileri işleme şartlarının tamamı ortadan kalkmamışsa, Şirketimize yöneltilen talep, söz konusu durum hakkında gerekçeli bilgilendirme yapılarak, Kanun’un 13. maddesinin üçüncü fıkrası uyarınca reddedilmektedir. Böyle bir durumda red cevabımız Veri Sahibine en geç otuz (30) gün içinde yazılı olarak ya da elektronik ortamda bildirilmektedir.
3.Kişisel Verilerin işleme şartlarının tamamı ortadan kalkmış ve fakat Veri Sahibinin talebine konu olan Kişisel Veriler üçüncü kişilerle paylaşılmış ise, Şirketimize yöneltilen talep verilerin paylaşıldığı üçüncü kişiye bildirilmekte ve üçüncü kişi tarafından bu Politika ve mevzuat çerçevesinde gerekli işlemlerin yapılması talep edilmekte ve hatta sağlanmaktadır.
II- Kişisel Verilerin silinmesi, yok edilmesi ve anonim hale getirilmesi, Kanun’un 4. maddesinde sayılan ilkeler ve 12.maddesi kapsamında alınması gereken teknik ve idari tedbirler başta olmak üzere, ilgili mevzuat hükümleri, Kurul kararları ve işbu Politika ile uyumlu olarak icra edilmektedir. Bu kapsamda, Kanun’un 4.maddesi uyarınca:
1.Hukuka ve dürüstlük kurallarına uygunluk,
2.Doğruluk ve gerektiğinde güncellik,
3.Belirlilik, açıklık ve meşru amaçlar için işlenme,
4.İşlendikleri amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olma,
5.İlgili mevzuatta öngörülen veya işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar muhafaza edilme, İlkeleri Şirketimiz için önceliklidir. Kanun’un 12.maddesine paralel olarak, Şirketimiz:
a. Kişisel Verilerin hukuka aykırı olarak işlenmesini önlemek,
b. Kişisel Verilere hukuka aykırı olarak erişilmesini önlemek,
c. Kişisel Verilerin muhafazasını sağlamak,
Amacıyla, uygun güvenlik düzeyini temin etmeye yönelik işbu Politika’da benimsenmiş olan teknik ve idari tedbirleri almaktadır.
III- Kişisel Verilerin silinmesi, yok edilmesi, anonim hale getirilmesiyle ilgili yapılan tüm işlemler, Şirketimiz tarafından kayıt altına alınmakta ve söz konusu kayıtlar, Şirketimizin uyum göstermesi gereken diğer hukuki yükümlülükleri hariç olmak üzere, en az üç (3) yıl süreyle saklanmaktadır.
IV- Kurul tarafından aksine bir karar alınmadıkça, Şirketimizce, Kişisel Verileri re’sen silme, yok etme veya anonim hale getirme yöntemlerinden uygun olanı seçilmektedir. Ayrıca, Veri Sahibinin talebi halinde, uygun yöntem gerekçesi açıklanarak seçilecek veya neden seçilemediğine ilişkin olarak Veri Sahibine gerekli geri bilgilendirme yapılacaktır.
4.KAYIT ORTAMLARIMIZ
Şirketimiz, Kişisel Verilerin mahremiyetiyle ilgili olarak mevzuatta düzenlenen genel kural ve ilkeler ve de uluslararası prensipler ışığında topladığı Kişisel Verileri aşağıda listelenen ortamlarda saklanmaktadır:
Elektronik Kayıt Ortamlarımız:
- PHP Tabanlı İş Takip Yazılımı ( Üretim Planlama )
- Logo Yazılım – Bordro Programı
- Logo Yazılım – Go3 Muhasebe Programı
- SQL veri tabanı
- Kamera Kayıt Cihazı
Fiziki Kayıt Ortamlarımız:
- Şirketimize ait personel dosyaları,
- Personel özlük dosyalarının tutulduğu saklama dolabı,
- Şirketimiz içindeki muhasebe, pazarlama, satınalma, gibi ilgili birimlere ait dolaplar,
- Arşiv.
5.SAKLAMAYI VE İMHAYI GEREKTİREN HUKUKİ, TEKNİK YA DA DİĞER SEBEPLER
Şirketimiz, personel işe girişlerinde(başvuru+özlük dosyası evrakı), satın alma ve satış departmalnarının iş ve işlemlerinde müşterilerin kendileri veya tüzel kişi müşterilerin yetkilileri, çalışanları, ithalat veya ihracat işlemlerinde yurt dışı müşterilere ait yine benzer kayıtları, Akçaburgaz Mah. 3073. sok. No:4/2 Esenyurt /İSTANBUL adresinde web sitesi üzerinden yapılan alışverişlerde, bayileri aracılığı ile veya doğrudan veri sahiplerince Şirketimize yazılı, sözlü veya elektronik olarak aktarılan kaynaklardan Kişisel Veri toplayabilmektedir. Ayrıca www.alofset.com.tr web sitemizi ziyaret eden kullanıcılara ilişkin olarak da IP (internet protokol) adresleri ve web logları tutulmakta, çerezler (cookies) ve piksel etiketleri aracılığı ile web sitemizi kullanımları kolaylaştırılmaktadır. Diğer yandan, Şirketimizin hukuki güvenliğinin temini için, her türlü sözleşme ilişkisi kurduğumuz gerçek kişilerin veya tüzel kişilerin gerçek kişi temsilcilerinin de kişisel verileri, sözleşme eki olarak saklanmaktadır.
Şirketimizin topladığı Kişisel Veriler, Kanun’un 5. ve 6. maddelerinde belirtilen kişisel veri işleme şartlarından birine veya birkaçına dayalı olarak saklanmakta ve Kanun’un 7. maddesine uygun olarak işlenmektedir. Bu kapsamda, Kişisel Verilerin işlenmesi için belirtilen şartların geçerliliği süresince Kişisel Veriler saklanmakta, söz konusu işleme şartları sona erdiğinde veya Veri Sahibinin Şirketimize başvurusu üzerine (Şirketimizin riayet etmesi gereken diğer hukuki yükümlülükleri kontrol edildikten sonra) talep üzerine saklanmakta olan Kişisel Veriler silinmekte, imha edilmekte veya anonim hale getirilmektedir. Bu çerçevede:
- Şirketimize ait personel dosyaları,
- İşlemeye esas sözleşmenin sona ermesi veya hükümsüzlüğü,
- İşlenme amaçlarının ve şartlarının ortadan kalkması,
- Açık rızaya bağlı işleme faaliyetlerinde rızanın geri alınması,
- Veri Sahibinin slime-yok etme-anonim hale getirme başvurusunda bulunması ve bu başvurunun kabulü,
- Veri Sahibinin başvuruda bulunması ve bu başvurunun reddi neticesinde Kişisel Verileri Koruma Kurulu tarafından verilecek talebin karşılanması gerektiğine ilişkin karar,
- Saklama süresinin sona ermesi,
- Şirket bünyesinde gerçekleştirilen periyodik imha işlemleri,
Neticesinde Şirketimiz topladığı Kişisel Verileri silmekte, imha etmekte veya anonim hale getirmektedir.
Yukarıda bahsi geçen işlemeye ilişkin Kanun’un 5. ve 6. maddelerinde sayılan şartlar ile Şirketimizin Kişisel Verileri işleme amaçları, Şirketimiz tarafından yayımlanmış olan “Kişisel Verilerin İşlenmesi ve Korunması Genel Politikası”nda ayrıca açıklanmıştır. Söz konusu Kişisel Verilerin İşlenmesi ve Korunması Genel Politikamızı okumanızı önemle tavsiye ederiz.
6.TEKNİK ve İDARİ TEDBİRLER
Şirketimiz, sakladığı ve işlediği Kişisel Verilerin güvenli bir şekilde saklanması, hukuka aykırı olarak işlenmesinin veya erişilmesinin önlenmesi ve bu verilerin hukuka uygun olarak silinmesi ve/veya imha edilmesi amacıyla Kanun’un 12. Maddesindeki ilkeler ve Yönetmelik çerçevesinde gerekli olan teknik ve idari tedbirleri almıştır. Ayrıca Kişisel Verilerin saklanması ve işlenmesi için gerekli olan hukuki, teknik veya diğer sebeplerin ortadan kalkması halinde de, ilgili süreç titizlikle denetlenmekte ve buna bağlı olarak silme, imha veya anonim hale getirme işlemleri, aynı teknik ve idari tedbirler çerçevesinde gerçekleştirilmektedir.
Bu kapsamda, Şirketimiz tarafından korunacak verinin niteliği, teknolojik imkânlar ve uygulama maliyetine göre alınmış olan teknik ve idari tedbirler şu şekildedir:
İDARI TEDBIRLER
1.Şirketimiz, Kanun ve ilgili mevzuatın öngördüğü düzenlemelere uyumluluğun denetlenmesinden, işbu Politika ve ilişkili diğer politikaların yönetilmesinden ve gerekli hallerde güncellenmesinden, Şirket yönetimi tarafından alınan kararların yerine getirilmesinden ve konu hakkındaki diğer regülasyon ve Şirket içi denetimlerin yapılmasından sorumlu olmak üzere, “AL OFSET AMBALAJ SAN. VE TİC. A.Ş Kişisel Verilerin Korunması Kurulu/Komitesi”nu kurmuştur.
2. Bu Kurul’un görevleri ve yetkileri, Şirketimizin “Kişisel Verileri Koruma Kurulu Çalışma Usul ve Esasları Yönetmeliği”nde gösterilmiştir.
3.Şirketimiz bünyesindeki veri işleme faaliyetlerine ilişkin tüm süreçler Kişisel Verilerin Korunması Kurulu yönetiminde iş birimleri bazında analiz edilmiş olup, bu kapsamda veri sahibi kategorileri ve süreç bazlı işleme esasına dayalı “Kişisel Veri Envanteri” hazırlanmıştır. İşbu envanter ile, Şirketimizin iş süreçlerine bağlı olarak gerçekleştirmekte olduğumuz Kişisel Verileri işleme faaliyetlerimiz, Kişisel Verileri işleme amaçlarımız, veri kategorilerimiz, aktarılan alıcı gruplarımız, veri konusu kişi gruplarımız, veri işlemede yetkili birimlerimiz ve verilerin işlendikleri amaçlar için gerekli olan azami süreler gibi konularda gerekli detaylandırma yapılmıştır.
4.Şirketimiz tarafından toplanmış olan Kişisel Verilerin saklanmasında, iş tanımı gereği erişmesi gerekli olan personel ve erişim amacı ile sınırlı erişim esası benimsenmiştir. Bu çerçevede, erişimin sınırlandırılmasında saklanmakta olan Kişisel Verinin genel veya özel nitelikli olup olmadığı da ayrıca dikkate alınmaktadır.
5.Şirketimiz çalışanlarından, öğrendikleri kişisel verileri Kanun ve ilgili mevzuat hükümlerine aykırı olarak başkasına açıklamayacakları ve işleme amacı dışında kullanamayacakları konusunda taahhüt alınmaktadır. Bu taahhütler iş ilişkisinin sona ermesinden sonra da devam edecektir.
6.İşlenen Kişisel Verilerin hukuka aykırı yollarla üçüncü kişiler tarafından ele geçirilmesi hâlinde, bu durum en kısa sürede öncelikle Şirketimiz içinde kurulmuş olan Kişisel Veri Kurulu’na bildirilmektedir. Akabinde, durum hakkında İlgili Kişi/ler ve Kurul’a gerekli bildirim yapılmaktadır.
7.Kişisel Verilerin paylaşılması ile ilgili olarak, çalışanlarımız, iş ortaklarımız, tedarikçilerimiz ve müşterilerimiz ile aramızdaki hukuki ilişkiyi yöneten sözleşmelere veya belgelere, paylaşılan kişisel verilerin gizliliğine ve ne şekilde işlenmesi ve saklanması gerektiğine ilişkin “kişisel verilerin korunması ve veri güvenliği” hakkında ya ilave hükümler eklenmekte veya bu konuları içeren çerçeve sözleşmeler imzalanmakta, bu surette veri güvenliğini sağlamaktadır.
8.Şirketimiz, Kişisel Verilerin işlenmesi hakkında İK/Personel Departman sorumlusu başta olmak üzere ve Şirketin ilgili birimlerindeki erişim yetkisi tanımlanmış personeli gerekli hukuki ve teknik bilgi ile donatmakta, bu kapsamda personeline kişisel verilerin korunması mevzuatı ve veri güvenliği kapsamında gerekli eğitimleri vermektedir.
9.Şirketimiz, tüzel kişiliği nezdinde Kanun hükümleri ve Şirketimizin veri güvenliğine ilişkin politikalarının uygulanmasını sağlamak amacıyla gerekli denetimleri yapmakta ve yaptırmaktadır. Denetimler sonucunda ortaya çıkan gizlilik ve güvenlik zafiyetlerini en kısa süre içinde giderilmektedir.
TEKNIK TEDBIRLER
1.Şirket içinde veri güvenliği amacıyla kurulmuş olan sistemleri ve bu sistemler çerçevesinde gerçekleştirilen işleme, silme, imha etme veya anonim hale getirme işlemlerine ilişkin olarak gerekli iç kontroller düzenli olarak yapılmaktadır.
2.Kurulmuş olan sistemler kapsamında bilgi teknolojileri boyutundaki risk değerlendirmesi ve gerekli analizlerin gerçekleştirilmesi süreçleri yürütülmektedir.
3.Kişisel Verilerin Şirketimiz dışına sızmasını engelleyecek veya gözlemleyecek teknik altyapının temin edilmesini ve ilgili teknik alt yapıların oluşturulması sağlanmaktadır (bu çerçevede örneğin; Berqnet güvenlik duvarı programı ve Comodo İnternet Security Anti-virüs programları Şirketimizdeki tüm bilgisayarlarda aktif olarak kuruludur).
4. www.alofset.com.tr web sitemizi ziyaret eden kullanıcılara ilişkin olarak toplanmış olan IP (internet protokol) adresleri ve web logları, çerezler (cookies) ve piksel etiketleri gibi dijital Kişisel Verilerin güvenliğine başta olmak üzere, tüm elektronik veri kayıt sistemlerimize ilişkin, virüs koruma sistemleri ve güvenlik duvarlarını içeren yazılımlar ve donanımlar kurulmuştur.
5.Şirketimiz, işyerinde ve binalarında güvenliği tesis edebilmek amacıyla, güvenlik kamerasıyla izleme faaliyeti gerçekleştirmektedir. Bu kapsamda Şirketimiz Anayasa, Kanun ve ilgili diğer mevzuata uygun olarak hareket etmektedir.
6.Söz konusu, güvenlik temini amacıyla alınan kamera kayıtları, aynı zamanda veri güvenliğinin sağlanması amacıyla muhtelif birimler personelinin denetlenmesini de sağlamaktadır. Bu çerçevede, kayıtlar periyodik olarak denetlenmekte ve tespit edilen ihlaller hakkında, ilgili mevzuat ve Şirket politikaları çerçevesinde takip edilmesi gereken usul işletilmektedir.
7.Saklanan ve işlenen Kişisel Verilerin, ilgili mevzuata ve Şirket politikalarına uyumlu olarak muhafaza edilip edilmediğinin tespiti amacıyla, periyodik olarak veya gerek görülmesi halinde sızma testi hizmeti alınmakta ve böylece sistem zafiyetlerinin olup olmadığının kontrolü sağlanmaktadır.
8.Şirketimiz içinde erişim yetkisi verilen birim personelinin ve bu kapsamda özellikle mağaza çalışanları ile bilgi teknolojileri birimi personelinin kişisel verilere erişim yetkilerinin kontrol altında tutulması sağlanmaktadır.
9.Kişisel Verilerin güvenli bir biçimde saklanmasını sağlamak için hukuka uygun bir biçimde yedekleme programları kullanılmaktadır.
10.Kişisel Verilerin saklandığı her türlü elektronik ortam, bilgi güvenliği gereksinimlerini sağlayacak şekilde şifreli veya kriptografik yöntemler ile korunmaktadır. Bu kapsamda, Verilerin Korunması Kurulu’nun yazılı onayı alınmadan Şirket bilgisayarlarındaki bilgiler USB vb. başka bir aygıta aktarılamamakta, Şirket dışına çıkartılamamaktadır.
7.KİŞİSEL VERİLERİN SİLİNMESİ, YOK EDİLMESİ VE ANONİMLEŞTİRİLMESİ USULLERİ
Şirketimiz, topladığı Kişisel Verileri, işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması hâlinde kendiliğinden veya Veri Sahibinin talebi üzerine silmekte, yok etmekte veya anonim hale getirmektedir. Kanun’un 28. maddesine uyarınca ise, anonim hale getirilmiş olan kişisel veriler araştırma, planlama ve istatistik gibi amaçlarla işlenebilmektedir. Anonimleştirme sonrasında gerçekleştirilen bu tür işlemeler Kanun kapsamı dışında olup, bu durumda kişisel Veri Sahibinin açık rızası aranmamaktadır.
Bu çerçevede, Şirketimiz tarafından, aşağıda belirtilen silme, imha etme veya anonim hale getirme usullerinden biri veya birkaçı seçilerek, amaca en uygun yöntem izlenmektedir:
Yazılımdan Güvenli Olarak Silme:
Şirketimiz bünyesindeki dijital ortamlarda muhafaza edilen Kişisel Veriler, İlgili Kullanıcılar için hiçbir şekilde erişilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilecek biçimde ilgili yazılımdan silinmektedir.
Kullandığımız Ticari Paket Programlar, İnsan Kaynakları Programları, SQL veri tabanları gibi elektronik kayıt ortamlarına silme komutu verilerek verilerin silinmesi, merkezi sunucumuzda yer alan dosyalara veya dosyaların bulunduğu dizin üzerinde İlgili Kullanıcıların erişim haklarının kaldırılması; veri tabanlarında ilgili satırların veri tabanı komutları ile silinmesi veya taşınabilir medyada (USB, HDD, vb.) bulunan Kişisel Verilerin uygun yazılımlar kullanılarak silinmesi suretiyle veriler silinebilmektedir.
Ancak, bazı Kişisel Verilerin silinmesi sebebiyle diğer bir kısım verilere de sistemde erişimin mümkün olmadığı hallerde, silmeye konu Kişisel Veriler ilgili Veri Sahibi ile ilişkilendirilemeyecek duruma getirilerek arşivlenebilmektedir; bu durumda da ilgili Kişisel Veriler silinmiş sayılmaktadır. Böyle durumlarda Şirketimiz, Kişisel Verilere yalnızca yetkili kişiler tarafından erişilmesini sağlayacak şekilde gerekli her türlü teknik ve idari tedbiri almaktadır.
Kağıt Ortamında Bulunan Kişisel Verilerin Karartılması:
Şirketimizin ticari faaliyetlerinin devamı için topladığı fiziki başvuru formları, sözleşmeler, özlük dosyaları gibi kağıt ortamında toplanan Kişisel Veriler, bulundukları kağıt ortamında okunamayacak hale getirilerek de silinebilmektedir. Özellikle kötü niyetli, amaca yönelik olmayan kullanımı önlemek veya silinmesi talep edilen Kişisel Verileri silmek için, ilgili veya talebe konu tüm kişisel veriler fiziksel olarak belgenin bir kısmında kesilmekte veya geri döndürülemeyecek ve teknolojik çözümlerle okunamayacak şekilde sabit mürekkep kullanılarak görünemeyecek hale getirilmektedir.
Fiziksel Yok Etme:
Şirketimizce toplanan ve veri kayıt sistemlerimizin parçası olmakla birlikte otomatik olmayan yollarla işlediğimiz Kişisel Veriler, bulundukları ortamın (kağıt, mikrofiş) üzerindeki Kişisel Verinin sonradan kullanılmasına imkan vermeyecek biçimde fiziksel olarak yok edilmesi suretiyle de yok edilebilmektedir.
Üzerine Yazma:
Şirketimizde kullanılan manyetik medya ve yeniden yazılabilir optik medya, özel yazılımlar aracılığı ile rastgele sayısal veriler yazılarak eski verinin okunabilmesi ve kurtarılabilmesi imkanını ortadan kaldıran bir veri yok etme yöntemidir. Üzerinde Kişisel Veri bulunan herhangi bir yeniden kullanılabilir manyetik medya, üzerine yazma yöntemi kullanılarak, içindeki veri geri dönüştürülemez şekilde temizlenmektedir.
Maskeleme:
Maskeleme yöntemi ile, Kişisel Verilerin belli alanları üstleri çizilerek, boyanarak ve/veya yıldızlama yöntemi ile Veri Sahibi olan gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hale getirilmektedir. Örneğin, Şirketimiz bünyesinde yer alan müşteriye ait bir kimlik verisi, veri tabanımızdan çıkartılarak, Veri Sahibinin tanımlanması imkânsız hale getirilmektedir.
Veri Türetme:
Şirketimiz, Veri Sorumlusu olarak saklamakta olduğu bazı Kişisel Verileri, pazarlama faaliyetleri için kullanabilmektedir. Bu tür verilerin veri tabanımızdan silinmesini gerektiren durumların ortaya çıkması halinde, Şirketimiz, veri türetme yöntemi ile Kişisel Verinin içeriğinden daha genel bir içerik oluşturarak Kişisel Verinin herhangi bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hale getirilmesini sağlanmaktadır.
Genelleştirme:
Kişisel Verilerin genelleştirilmesi yöntemi, Şirketimizde, ver tabanında mevcut birçok verinin toplulaştırılarak herhangi bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hale getirilmesi ve böylece Şirketimizin Veri Sahiplerine bağlı ama bir takım sonuçları herhangi bir Kişisel Veri saklamaksızın takip edebilmesini sağlamak amacıyla kullanılmaktadır. Bu sayede, örneğin, iş akdi sona ermiş çalışanlarımızın doğum tarihleri ve kimlik bilgileri gösterilmeksizin, hangi yıl aralığında, hangi pozisyonlarda, hangi yaş aralığında istihdamın daha verimli olduğu sonuçları takip edilebilmektedir.
8.YÜRÜRLÜK ve UYGULAMA
Politikanın tamamının veya belirli maddelerinin güncellenmesi durumunda güncellemeler yayımlandıkları tarihte yürürlüğe girer. Politika en güncel hali ile www.alofset.com.tr web sitemizde yayımlanmaktadır.
İşbu Politika ve diğer Şirket politikalarımız,
Kişisel Verilerin Korunması Kurulu marifetiyle yürütülmektedir. İşbu Politika ile Kanun veya ilgili mevzuat arasında çelişki olması halinde, öncelikle Kanun ve ilgili diğer mevzuat hükümleri uygulanacaktır.
Saygılarımızla,